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JOB DESCRIPTION

At KW Puerto Rico, the Executive Administrative Assistant, is responsible to offer administrative support across the organization  and the Regional Operating Principal. 

RESPONSIBILITIES

• Update calendars and schedule meetings.
• Coordinating day-to-day operations.
• Answering screening and forwarding incoming phone calls.
• Provide basic and accurate information in-person and via phone/email.
• Assisting in the interview and recruitment of new employees.
• Delegating tasks to employees.
• Supervising and leading to the employees.
• Reporting any problems to the Regional Operating Principal 
• Creating reports, analyzing, interpreting and presenting data as requested. 
• Working with clients internal and external.
• Managing customer complaints of the clients internal and external and resolving their issues.
• Completing tasks assigned by the Regional Operating Principal accurately and efficiently.
• Supporting the team and the Regional Operating Principal as needed.

REQUIREMENTS

• A degree in  Business Administration or a related field.
• Real estate knowledge is preferred.
• Bilingual (English and Spanish-Oral and written fluently).
• Previous working experience as an Assistant Manager or similar role for 1+ years.
• Proficiency of Microsoft Office and Google Workspace.

SKILLS

• Problem-solving skills and critical mindset.
• Great communication skills.
• Ability to shift and adapt to rapidly changing business demands.
• Ability to develop innovative solutions.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Excellent multitasking skills.
• Leadership skills.
• Good time-management skills.
• Team player.
• Technology savvy.

Requisitos:

• La licencia de CPA es una ventaja, pero no es necesaria.
• Debe tener experiencia en sistemas financieros y presupuestarios similares a NetSuite y Vena.
• Se requieren conocimientos avanzados de Excel.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, priorizar responsabilidades, cumplir los plazos y trabajar bien bajo presión.
• Gran capacidad de organización y análisis.
• Gran destreza en la comunicación verbal, escrita y electrónica y, orientada al detalle.
• Capacidad para establecer prioridades, coordinar múltiples tareas y organizarlas.
• Habilidad para ejercer un juicio profesional independiente.

Keller Williams University, ofrece programas educativo para Agentes de Bienes Raíces en Keller Williams Puerto Rico, ofreciendo tecnología y aprendizaje para alcanzar el éxito en sus negocios.

Preparación
• Grado en Marketing, Comunicaciones, Diseño Gráfico, Educación.
• Excepcionales habilidades multitarea.
• Capaz de explicar datos complejos de medios sociales de una manera comprensible.
• Sólidas habilidades para resolver problemas.
• Se requiere conocimiento de las herramientas de Google
Responsabilidades
• Trabajar en estrecha colaboración con el equipo del local para desarrollar campañas de medios educativos (Flyers/videos) que ayuden a alcanzar los objetivos de marketing.
• Elaborar informes mensuales, estadísticas del rendimiento estudiantil.
• Monitoreo y asistencia a los instructores en sus clases virtuales.
•Capaz de aprender e indagar en las plataformas de tecnología

Essential Functions/Core Responsibilities 

• Assist external users of the client's technical products or services; identify, investigate, research and provide resolution to user questions and problems

• Troubleshoot basic and routine customer issues that are technical in nature; including hardware, software, networking, or other designated client products

• Follow appropriate escalation path to resolve technical issues; including making follow up outbound calls to customers or other parties as needed

• Solve problems that are generally unstructured and require extensive use of conceptual thinking skills

• Ensure service delivered to our customers meets contractual Key Performance Indicator (‘KPIs’)

• Greet customers in a courteous, friendly, and professional manner using agreed upon procedures

• Listen attentively to customer needs and concerns; demonstrate empathy while maximizing opportunity to build rapport with the customer

• Clarify customer requirements; probe for understanding

• Prepare complete and accurate work including appropriately notating accounts as required

• Participate in activities designed to improve customer satisfaction and business performance

Candidate Profile 

• Associate’s Degree in related technical discipline with six years of related technical experience preferred

• Achieve and maintain recognized and applicable technical certification(s)

• Relevant technical expertise related to program (i.e. hardware, software, networking, data storage, troubleshooting, repair)

• Working knowledge of client technical systems

• Courteous with strong customer service orientation

• Ability to effectively communicate, both written and verbally

• Ability to learn including strong problem solving skills

• Dependable with proficient attention to detail

• Skilled in multi-tasking; including the ability to be flexible and adapt to changes quickly

• Ability to work as a team member, as well as independently with minimal supervision

• Demonstrate patience in all customer contact situations; including maintaining a pleasant and professional tone and manner

• Able to rotate shifts, as needed

• Based on location and/or program, additional experience/skills may be required

*Job requirements may vary by country and will not contravene any local laws

Career Framework Role 

Has program required basic skillset to perform routine tasks within simple processes but lacking program/product specific knowledge.  Works with close supervision and clearly defined procedures.  Starting to demonstrate familiarity with client terminology, operating standards and procedures.  Starter without sustained metric performance levels .

Administrar los procesos de Gestión Humana (capacitación, reclutamiento, selección y contratación, etc.) garantizando su cumplimiento de acuerdo a las estrategias, objetivos definidos, políticas y procedimientos establecidos.

• Identificar los requerimientos de personal en las áreas asignadas y supervisar el proceso de reclutamiento, selección, contratación para garantizar cumplir con las expectativas de clientes internos.

• Crear y/o actualizar los Descriptores de Puesto de las áreas que tiene asignada para mantener la información fuente de reclutamiento actualizada a fin de identificar el talento de acuerdo a las necesidades del Banco.

• Entrevistar al personal de posiciones de Jefatura y Gerentes para garantizar la calidad de la selección según los perfiles establecidos, tanto para nuevo ingresos como en concursos internos.
• Gestionar con el Coordinador de Capacitación revisión periódica a los planes de inducción del personal, en conjunto con los responsables de área a fin de mantener un contenido actualizado y adaptado a desarrollar los conocimientos y competencias requeridas en el puesto de trabajo.
• Diseñar, coordinar y ejecutar en conjunto con el área de capacitación e insumo de los jefes de área, planes de entrenamiento orientados a fortalecer los conocimientos y competencias de los colaboradores mediante la identificación de necesidades en las visitas y/o reuniones con las áreas.
• Identificar, diseñar en conjunto con los jefes de área, orientadas al desarrollo de los colaboradores.
• Asesorar a los clientes internos en las políticas, procedimientos y normativas de Gestión Humana, así como en la implementación de acciones correctivas.
• Asesorar a los clientes internos en temas de leyes laboral y de cumplimiento para su correcta interpretación y aplicación, así como cualquier situación que requiera solución a preocupaciones o problemas de los colaboradores.
• Garantizar la ejecución del proceso de Evaluación al Desempeño, así como asesorar a los clientes internos en la aplicación objetiva y enfocada a la mejora individual/grupal del desempeño de los colaboradores.
• Sugerir mejoras identificadas en los subprocesos de Gestión y retroalimentar a las áreas (Selección, Capacitación, Compensación y Beneficios, Operaciones, etc.) para garantizar la mejora continua del área.
• Administrar procesos de compensaciones y beneficios, así como Reconocimiento y Recompensa en la población asignada.
• Diseñar y ejecutar programas de Reconocimiento y Recompensa en las áreas que se identifique lo requieran, garantizando la equidad interna.
• Garantizar la implementación de iniciativas o proyectos de Gestión Humana en las áreas asignadas.

• Comunicar resultados de encuesta de Clima a las diferentes áreas y levantar planes de acción, monitoreando su ejecución y medición del impacto de las iniciativas para lograr las mejoras definidas en los índices de satisfacción.

• Garantizar el cumplimiento al proceso de Evaluación al Desempeño, Actualización de Libro de Talento, Desarrollo.
• Velar por que el proceso de onboarding de los colaboradores de nuevo ingresos o promocionados se ejecute de manera satisfactoria.

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